Bookkeeping software②

QuickBooksの利点/欠点

QuickBooksは、中小企業では、シェアが高く、多くの人に使われている経理ソフトウェアです。しかしながら、他のソフトよりも優れているということではないです。初級、中級の経理対象に初めての人が作業しやすいようにSystemが明瞭、簡素化された凡庸なソフトウェアとして優れ、米国一般に広まったと言えるでしょう。基本的な経理作業としては扱いやすいですが、Inventoryなど、専門的なこと、複雑な作業になると、扱いにくいところがあります

^{使用感、Transactionの取り込み、自動化}

中小企業程度の会計処理であれば、難なくこなすことができますが、大企業のように1日で100枚以上のCheckを切るなど、大量の会計処理をこなすとなると効率が悪くなり、規模の大きい企業でよくつかわれるSageやSAPなどのAccounting　Softwareのほうが効率よく作業することができます。Bank, Credit CardのTransactionは、QuickBooks(QB)に対応するFileをDownloadできるところは簡単に取り込むことができて便利です。しかしながら、General Journalなどは、一般的なExcelなどで取り込むことができませんので、特殊なソフトウェアで　QBに対応できるファイル（IIF）に変換する必要があります。Sageなど一部のAccounting　Softwareは、比較的簡単にExcelから取り込むことができます。QBには自動的にアカウントカテゴリーを設定する機能がありますが、ほとんど合っておらず、20％程度です。最初に適切なカテゴリーに設定すれば、効率的に処理ができるようになりますが、一通りエラーがないか確認することをお勧めです。不具合でBalanceが出来て、QBが適当にカテゴリーを決めて勝手にEntryされる場合もあります。

QBの盲点

QBしか使ったことがない方だとバンクリコンシレーション＝QBのバンクリコンシレーション、QBのバンクリコをすれば完璧と考えがちですが、必ずしもそうでなく、Excelでもバンクリコンシレーションはできますし、QBのSystemのバンクレコの範囲で数字上バランスがあっているかどうかの確認で、アカントカテゴリーの誤入力等は確認できません。QBの問題点に例えバンクレコがあったとしても、QBのBalance SheetのBank　Accountの金額が実際のBankのStatementの金額が違うことが多いです。それは、Write　Checkや、Checkを切る作業をするとBankからその金額が差し引きされるからです。実際はお客がCheckを現金化するまでは差し引かれることはありませんので、誤差が生じます。お客がCheckをなくしたとしてもQBで自動修正されるわけでなく、マニュアルで修正しなければ、誤差が生じたままです。その他に　QBのCash Flowは、なぜかAccumulated　Depreciationがあり、不適切ですが20年以上も修正されず、Updateは頻繁されるがQBにとって付加価値になるFunctionの更新がなどが多く、逆に最新のUpdateで使いづらくなったり不具合が起こるケースがあるので、個人的にはすぐにはUpdateしないです。

以上、現状、中小企業には、QBは扱いやすい優秀なAccounting Softwareです。また、いくつかの問題を考慮して扱えば、企業の経理を正しく管理できる有力なツールをして活躍します。